在开始讨论知识管理(KM)之前，必须首先明确定义“知识”一词的含义。理解什么构成知识，什么属于信息或数据的范畴是很重要的。不幸的是，这是一个比一开始看起来更困难的任务。在日常语言中，在特定的领域中，甚至在同一学科中，“知识”这个词往往有各种各样的含义。

对知识、信息和数据的看法

在日常语言中，我们一直在使用知识。有时我们指的是技术，有时我们说的是智慧。在很多情况下，我们甚至用它来指代信息。定义知识的部分困难来自于它与另外两个概念的关系，即数据和信息。这两个术语通常被认为是较低级的知识，但是具体的关系在不同的例子之间有很大的不同。

在以技术为导向的学科中，特别是涉及信息系统的学科，知识常常被视为与信息非常相似。它被视为一种可以编码和传播的东西，在知识共享中起着关键作用。例如，fact-archive.com上的百科全书将其定义为:“有目的或用途的信息。”

这种简单的知识观在90年代尤其普遍，当时信息技术变得越来越普遍。然而，即使在今天，一些知识管理系统也不过是使用知识作为信息的虚拟同义词的信息管理系统。

为了说明这一点，他们的auf(1999)定义了三个组成部分如下:数据是最低点，是事实和数字的非结构化集合;信息是下一个层次，它被视为结构化数据;最后，知识被定义为“关于信息的信息”。

然而，越来越多的定义将知识视为一个更复杂、更个性化的概念，它包含的不仅仅是信息。朗曼在线词典(Longman online dictionary)有一个定义，它开始接近知识在KM内通常被视为的方式。它陈述了“你通过学习或经验获得的信息、技能和理解。”尽管仍与信息密切相关，但技能、理解和经验等概念开始浮出水面。

定义数据、信息和知识

下面这幅图可以清楚的表达数据、信息和知识的关系

数据:事实和数字，它们传递了一些特定的信息，但没有以任何方式组织起来，也没有提供关于模式、上下文等的进一步信息。数据定义:“对典型经理影响最小的非结构化事实和数据。”

信息:为了使数据成为信息，必须对其进行上下文化、分类、计算和压缩。因此，信息描绘了一幅更大的图景;它是具有相关性和目的性的数据。它可能传达环境中的一种趋势，或者可能指示一段时间内的销售模式。本质上，信息是“在以谁、什么、在哪里、何时、多少等词开头的问题的答案中找到的”。

信息将无序的数据转化为有用的信息，特别是在跨多个部门和职能产生大量数据的大型公司，而人类的大脑主要是用来协助语境化。

知识:知识与行动紧密相连，包含着专门知识和理解。每个人所拥有的知识是他的经验的产物，并包含了他评估周围环境新输入的标准。对于知识的定义:“知识是框架式经验、价值观、上下文信息、专家洞察力和脚踏实地的直觉的动态组合，为评估和整合新经验和信息提在供了环境和框架。”它人们的头脑中产生和应用。在组织中，它常常不仅嵌入到文档或存储库中，而且还嵌入到组织的进程、实践和规范中。”

为了知识管理的成功，人们需要深刻理解什么是知识。既然我们已经在知识、信息和数据之间设置了明确的界限，那么就有可能进一步研究知识存在的形式以及访问、共享和组合知识的不同方式。